第一章  应用文概述

第一节    应用文及其特点

    应用文是一种实用的、具有特定的对象和格式的文体，是党和国家领导机关、企事业单位、民主党派、社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、科研、学习和生活中办理公务和个人事务时经常使用的、具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。

应用文具有以下几方面的特征。

一、实用性

    从内容上看，应用文有较强的现实针对性，它的写作目的，是为了解决现实问题。

从表现形式上看，应用文的实用性主要体现在有一套为内容服务的相应体式。

二、广泛性

应用文是人类在社会生活、工作和学习中，经常、普遍使用的文体。应用文还是党和政府统一领导、贯彻意志的重要工具。

三、真实性

应用文的真实性体现在方针、政策的真实性和事实的真实性上。

四、程式性

应用文具有惯用的写作格式。相对固定的格式是人们在长期实际工作、生活中约定俗成的，目的是为了更好地发挥其实际效用，便于掌握、使用和交流。

五、时限性

   时限性是指应用文写作有时间限制。时限性是应用文实用价值能否充分发挥的重要要求。

 

第二节     应用文的作用

应用文在传达和贯彻党的方针政策，管理国家事务，联系与处理工作交流信息、沟通理解等方面起着十分重要的作用。具体说来有以下几点：

一、法规和准绳作用

在公文中，有相当一部分文件的内容是党和国家以及各级权力机关所制发的命令(令)、决定、决议和法规性文件。法规文件具有法律的依据作用，它一经制定和发布生效，国家即以强制力保证它的权威和贯彻实施，在它的有效范围内，人们必须遵守，不得违反。

二、领导和指导作用

上级机关对下级机关的工作指导，通常是以文件的形式出现的。领导机关通过颁布法律、法令和行政法规，通过制发决议、决定、指示、通知、通报等来具体领导和指导下级机关的工作。

三、宣传和教育作用

发布文件是宣传党的路线、方针、政策的一种重要手段，同时也是教育广大干部和群众的一种重要方式。

四、公务联系作用

各机关单位在处理日常事务中，经常要与上下左右的有关单位沟通联系。公文中的请示、通知、通报、函等文种，常用来沟通关系、联系上下左右间的各种事宜。社会公务管理目标的实现，需各方配合，公文便是承载、传递管理信息的桥梁和纽带。

五、凭证和记载作用

有些应用文可直接作为某种证明和依据。会议记录、会议纪要等文种，在行文过程中便具有了凭证、记载作用；合同、协议等经过双方签订的文件，是证实双方曾经许诺的责任和享有权利的凭证；上级机关制发的文件是下级机关据以执行的依据和凭证。

六、联系和交流作用

通过应用文，如书信，可以让个人与集体、个人之间互相联系，增进了解，增加交流。

 

第三节  应用文的种类

应用文的使用范围很广，种类繁多，它既包括政令、法规、指示、布告、通告、通报、请示、批复、函以及书信、条据等通用性应用文，也包括司法、外交、军事、经济、外贸等方面专业性、技术性的应用文，既要对这些众多的应用文进行科学的分类，是一件很不容易的事。在这里，我们主要从实际工作的需要出发，也为学习和掌握的方便，把工作中常用的应用文种大致归纳为七大类：

第一类，公务文书。公文又称公务文书，它是指国家法定的行政公文。关于公文的种类，中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条倒》中规定，党的机关公文种类主要有：

1．决议；2．决定；3．指示；4．意见；5．通知；6．通报；7．公报；8．报告；9．请示；10．批复；11．条例；12．规定；13．函；14．会议纪要。

国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关的公文种类主要有：

1·命令(令)；2．决定；3．公告；4．通告；5．通知；6．通报；7．议案；8．报告；9．请示；10．批复；11．意见；12．函；l 3．会议纪要。

第二类，事务性应用文。是指各级各类机关、单位、团体通用的，没有列入正式公文的，用来处理机关事务的应用文。如简报、信访摘报、调查报告、计划、总结、大事记等。

第三类，会议性应用文。是党政机关、群众团体和企事业单位为专门会议所形成的文件。常用的有开幕词、闭幕词、会议记录、讲演词等。

第四类，规章协议性应用文。是用于表述各种规章、制度、协议、合同一类的文种，它们都具有规范行为、约束行动等方面的作用，常见的有章程、条例、规定、细则、守则、办法、合司、协议书、聘书等。

第五类，司法应用文。司法应用文是指由国家司法机关和司法组织按照各自的职权或权利，在办理各类诉讼或非诉讼的法律事务中，为正确运用实施法律而制作的具有法律效力或法律意义的应用文的总称。如诉状、起诉书、抗诉书、判决书、调解书等。

第六类，科技应用文。是人们在科技工作中，以书面形式记录、整理、加工科技信息而形成的文字材料。如科技综述、科技动态、科技可行性研究报告、学术论文等。

第七类，私人应用文，如书信、凭据等。

 

第四节     努力提高应用文的写作能力

应用文写作对每一个人，特别是党政部门、企事业单位的从业人员，都是必备的“基本功”。应用文撰写人员应从多方面加强训练，提高各方面的修养，以使自己胜任这项工作。

一、要努力学习政治理论，提高认识问题和分析问题的能力

必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表’’重要思想和科学发展观，只有掌握了正确的理论和思想方法，才能从错综复杂的现象中抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，从中提炼出正确的观点，选出有用的材料，最后写出合乎要求的应用文来。同时，要认真学习并掌握党的方针和政策，领会上级领导机关的有关指示精神，熟悉国内外形势的发展变化。只有这样，才能写出内容实事求是、文风朴实，表达准确无误、文字简洁明了的应用文来。

二、要深入了解掌握情况，具备调查研究、收集材料的能力

在上级机关工作的同志，要随时注意收集和积累下级的情况，随时了解所属单位的工作动态。既要听取下级的口头汇报，又要深入下属各单位，尽可能地掌握第一手资料。这样，在写出有指导意义的应用文的同时，也可以提高自己的工作效率。

三、要熟悉并掌握本部门和本系统的基本情况

一篇有价值的应用文，从内容到形式，都必须具有科学性，做到既要符合客观规律，又密切联系本部门和本系统的业务。因此，我们平时要熟悉本机关、本部门的工作性质、业务范畴、机构设置、人员构成及分工情况等，对本机关、本部门的基本情况做到心中有数。要掌握本机关、本部门的工作规律和特点，了解不同时期的中心工作，从而撰写出高水平的应用文来。

四、要具备一定的写作知识和技能，不断提高写作能力

首先，要具有一般的写作基础理论知识和常用文章体裁知识，特别是应用文的文体知识。    

其次，要有良好的语言修养。

再次，要讲究学习方法。

 

第二章  各类应用文体的写作

第一节    公务性文体

公文是应用文的主体，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等的重要工具。公文有别于其他文书的特征在于：

第一，公文由法定的作者制发。

第二，公文具有法定的权威性。

第三，公文具有现行效用。

第四，公文具有规范的体式。

第五，公文具有特定的处理程序。

根据以上特点，我们在撰写公文时，除必须遵从诸如文字通顺、观点与材料统一、结构合理、层次分明、主题明确等一般文章写作的共同规则之外，还需要遵循以下原则：

(1)公文的内容要准确无误、讲求实效。

 (2)公文的语言要严谨周密、简洁明了、庄重得体。

(3)公文的文面要符合规范、整齐划一。

 (4)公文撰拟的步骤要严谨有序。

一、命令（令）

命令又称“令”，是国家行政领导机关或领导人对下属机关或人员依照有关法律发布重要法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人员所使用的一种文种。

根据我国《宪法》及其他有关法律的规定，全国人大常务委员会委员长、国家主席、国务院总理和各部委的部长、主任，地方各级人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府才能使用命令(令)。除此之外的机关、单位和个人不宜发布命令(令)。

命令的种类主要有发布令、行政令、嘉奖令、任免令等。它具有强制性、严肃性、权威性等特征。

命令的结构一般由标题、正文、制发机关(人)与制发日期组成。

命令的标题大致包括发令机关、主要事由和文种三个部分，有时也可省略事由或发令机关，如《中华人民共和国主席令》、《向全国进军的命令》。

  正文是命令的主体部分，但由于命令的具体内容与用途不同，各类命令的具体写法也就有差异，应酌情决定取舍，以达到行文目的。发布令的正文由被发布的法规文件的名称、通过或批准日期、施行期限等组成。行政令的正文要写明发令的原因与实施的行政措施，内容多时可以分条列项。任免令的正文写明任免根据和具体任免事宜即可。奖惩令的正文一般由三部分组成：首先概述事实并作出结论；然后写出奖惩的具体办法；结尾提出要求，发出号召。

命令的最后要写明发文机关的全称(或规范化简称)或领导人职务、姓名、签发日期。

写作命令应注意：

第一，必须与国家的方针政策和法律法规保持一致，以维护其权威性和庄严性。

第二，对事项的阐述必须准确，用语精练。

第三，命令(令)的发文号一般单独标在标题的下面，写明“第×号”。

第四，命令(令)的最后要签署发文机关的名称或领导人的职务身份和姓名。日期一般写在落款之后，也有的写在标题下面。

二、决议

经会议讨论通过的重要决策事项，用决议。按用途不同，决议可分为批准文件的决议及议定事项的决议等。

决议主要包括标题和正文两大部分。标题一般由发文机关(或会议)、事由、文种三部分组成，标题下注标“×××年×月×日××××会议通过”。不同种类的决议，有的很简短，只交代什么文件在什么会议上审议通过；有的还要对文件加以强调和肯定，提出要求，发出号召。议定事项的决议，若决议内容单一，可以直接叙述会议对决议事项作出的决定。如果决议的内容较多并且很重要，则需要分清层次，论事说理，作出结论。例如中国共产党中央委员会《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，即以分标题“建国以前二十八年历史的回顾”、“建国三十二年历史的基本估计”、“基本完成社会主义改造的七年”、“历史的伟大转折”、“毛泽东同志的历史地位和毛泽东思想”、“团结起来，为建设社会主义现代化强国而奋斗”来分清层次，显得条理清楚，结构严谨，逻辑性强。

撰写决议，首先应弄清决议与决定的异同。它们均属领导性、规定性文件，反映领导机关的重要决策内容，具有法定效力。但两个文种也有区别：一是产生的条件不同，决议是在党的机关使用，必须经过法定会议表决通过方可形成；而决定是党的机关和国家行政机关共同使用的文种，既可以由会议表决通过后形成，也可由领导班子成员或领导班子直接作出。二是内容侧重点有所不同，决议的内容多是事关全局的重大问题、重大事件；决定除反映有关重大问题或重大事件外，还用于布置安排工作等。其次，决议所写内容一定是已经会议通过的意见，尚未通过或说不清的问题和情况都不能写进决议。此外，在叙述时应以会议为第三人称的口气，如用“会议认为……”、“会议决定……”等以引出会议决议的事项。

三、决定

决定是一种具有制约、规范、指导作用的文件，反映领导机关的重要决策内容，需要认真贯彻和执行。它主要包括布政决定、表彰决定、处分决定、知照决定等。

决定也由标题、正文及落款组成。标题由作出“决定”的机关或通过“决定”的会议名称、决定的内容和文种组成，如《国务院关于加强医药管理的决定》。如果是由会议通过的“决定”，应在标题下注明这个“决定”是在什么时间、什么会议上通过的。

正文部分首先要写明作出决定的目的、意义及根据，然后写明决定事项，如决定事项具体实施的原则、方法、要求等。表述方式较多，如篇段合一式、条款式、分类式、类条结合式等。结尾部分提出要求，发出号召。一般的决定还应有落款，写明作出决定的机关全称及作出决定的日期。

撰写决定要把握好政策界限，符合客观实际，切实可行。对决定内容的概括要准确，任务具体，措施得力，文字简明，词义确定，褒贬适宜。

四、指示

指示是上级机关对下级单位布置工作、阐明工作活动的指导原则时使用的一种指导性文件。指示的使用范围较广，凡有隶属关系的上级都可以对下级发布指示。其内容涉及多方面，有的是方针政策性的，有的是关于某一时期工作的比较全面的、原则性的部署，有的是针对某项工作问题所作的指示。

指示与命令、决定、通知等都带有规定性和约束力，要求下级机关认真贯彻执行。但指示的内容往往给下属单位留有一定的余地，下级机关在执行过程中通过请示可作某些变通处理。

指示一般由标题、受文机关、正文及落款构成。标题由发文机关、事由和文种三部分组成。专门针对某机关的指示，应标明受文机关的名称；而普发性指示则可省略不写，如《中共中央国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》。

正文一般由三部分组成，开头指出指示事项提出的根据、目的和意义，旨在引起重视，提高认识，统一思想。指示内容是指示正文的主体，应阐明需要完成的任务，下级开展工作活动需要掌握的政策界限和注意的问题，并提出具体的要求与措施。但是又要考虑给下属单位适当留有灵活掌握的余地，能在不同条件下因地制宜地处理问题。这部分可采用分条列项的方式来写，这样写显得清晰、明确、具体。在正文的结尾处，通常提出指示事项完成的步骤、时间以及由谁负责、何时作出报告等。全文结束后应标明发文机关名称与成文日期。对于已有全称标题(发文机关名称、事由与文种齐备)的指示，也可不再签署发文机关名称；成文日期亦可标注在标题的正下方，以突出时效性特点。

撰写指示需要注意的问题，一是准确领会机关领导的意图；二是“吃透两头”，即认真研究上级的方针政策和下面工作的实际情况，使所发指示合情合理并可行。

五、批复

批复是对下级机关所请示的事项的正式答复，是一种与请示相对应的下行文。批复具有权威性、针对性及被动性等特征。从其种类来看，主要有专发性批复和普发性批复两种。

批复的标题有两种形式：一种是“××(机关)关于××(事项)的批复”，另一种是“××(机关)关于××(事项)给××(机关)的批复。”必要时可在标题中表明“同意”或“不同意”的态度，如《××省人民政府关于同意组建××省经济协作发展总公司的批复》等。

批复的正文，首先简要地引述来文的请示事项，或者引述来文的标题、文号，作为批复的根据，接着对请示的问题作出解答或提出处理意见，指明应注意的问题。有的还带有批复的嘱咐和希望。在结尾，往往另起一行，写上“特此批复”或“此复”等惯用语，有的也不用而自然结束。

撰写批复，首先必须弄清下级机关请示问题的全部情况，有根据地表明自己的态度。主管领导或部门批复时，一定要提出自己的明确意见，态度要明朗，当行则行，不行则止，不能模棱两可，让下级无所适从。如果不同意下级的请示事项，应概括地陈述理由。

六、意见

意见主要用于对重要问题提出见解和处理办法。意见是一种新增设的正式文种，它的使用有利于促进机关工作的民主化，充分调动各方面的积极性和主动性，适应迅速发展的新形势的需要。意见既可作下行文，其中包括对某项工作的开展提出指导思想、原则与要求的指示性意见，以及根据上级的要求，提出贯彻执行的任务及办法的布置性意见；又可以作为上行文，向上级反映情况，提出解决问题的办法与建议。

意见由标题和正文组成。意见的标题可以写明发文机关、事由和文种，也可以省略发文机关，如《关于在机构改革中加强市、县级人民政府审计机关建设的几点意见》。

意见的正文一般由两个部分组成。一是意见的缘由部分，写明提出意见的目的、意义和根据。二是意见的具体内容部分，指示性意见应写明解决问题的原则、要求、方法；部署性意见、，应以上级的文件精神为依据，阐明任务、方法与措施；建议性意见，应对存在的问题进行分析，提出解决问题的建议。需要注意的是：出自上级机关的意见，虽然文种叫意见，但实质上却具有要求性；来自下级机关的意见，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性。

七、通告

通告主要用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。其制发主体通常是具有一定权限和管理职能的行政机关或权力机关。内容特点主要在于对某些事项作出行政性规定和法规性的限制。通告具有知照性、约束力、专业性等特点。

通告按性质分，一般可分为两种：一是制约性通告，用于公布有关法规、政策和规定，具有强制性和约束力，如《××市人民政府关于’禁止印制和销售淫秽书画等违禁物品的通告》；二是知照性通告，告知一些行业性的事务或临时性事项，以便有关机构和群众知晓，如《中国人民银行关于发行新版人民币50元券和5角券的通告》。

通告的标题一般南作者、事由和文种三部分组成。若事情紧急，则可在“通告”二字前加上“紧急”一词。

正文部分，首先写明发文的原因、根据、目的、意义等项内容；再写明通告事项，这部分可采用条款式、段落式或不列条分段等方式，要做到纲目清楚、具体明了；结尾部分要写明执行时间、执行范围、有效期限及号召与希望等，并常用“特此通告”做结语。

关于通告的落款，如果标题中已标明发文机关，文尾则可以不落款，否则应该有落款。

八、公告

公告主要用于向国内外宣布一些重要事项或法定事项。公告常常是以国家、国家领导人、全国人大及其常委会、国务院及其各部委、各级地方人大及其常委会、各级地方政府等名义发布，一般的机关、单位无权使用。公告的内容应是国内外关注的大事，如修改宪法、宣布国家领导人的名单、公布重大科技成果等。

按使用范围，公告可分为重要事项公告、专门事项公告及特定对象公告等。公告一般由标题、正文和落款三部分组成。标题可以只写“公告”二字，也可加发文机关、事由，或只加一项，如《中华人民共和国外交部公告》。正文部分，首先可写明根据什么会议精神或规定发布公告；然后写清楚发布的内容；结尾一般使用规范用语，如“特此公告”、“现予公告”等。在正文部分也可以直接阐明公告的事项。落款处应写明发布公告的机关名称和发布日期，若标题中已包含了发文机关，这里亦可以省略。

九、请示

请示属于上行文，一般适用于下列情况：对上级有关的方针、政策不甚了解或把握不准；工作中发生的特殊或重大的问题，提出处理意见后尚需报请上级机关批准后再执行；开展工作活动遇到人力、物力、财力等方面的问题，本单位无能为力，需要上级帮助解决；因情况特殊而需要变通处理有关问题；制定本单位主管业务范围内的规章制度，请示批准或批转给各有关单位执行等等。总之，请示的事项必须是自己无权作出决定和处理的。

请示的结构，一般包括标题、主送机关、正文、制发机关与日期。标题一般由制发机关、请示事项和文种三部分构成。有的只有请示事项和文种两个部分。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。受双重领导的机关向上级机关请示，也应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

正文部分，首先要说明请示的根据、理由，也就是要讲清楚为什么要请示，理由要充分，要具有说服力。接着提出请示事项，即请示什么，应将问题讲清楚并作具体分析，然后提出自己的观点与处理意见。这里，阐述事实要实事求是，不要夸大其词；提出的看法或处理意见，应合法合理，切实可行。事实上，要达到请示的目的，其可行性分析往往比必要性分析更为重要。在请示的结尾，常常用“当否，请指示”，“以上意见如可行，请批转有关单位执行”等等。

撰写请示需要注意以下问题：坚持“一事一请示”的原则，以使请示事项特别是急事能得到迅速有效的办理；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告或“请示报告”，也不能将报告写成请示；要避免滥用请示，亦不能只提问题要上级答复，而是要恰当地使用请示，并提出自己的看法与处理意见，请领导审核批示。

十、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级机关的询问的一种陈述性上行文件。这里着重介绍工作报告、调查报告的写作要点。

工作报告主要用于反映工作的进展情况、发生的重大问题、对于上级文件精神的贯彻执行情况及上级交办事项的完成情况等。

撰写工作报告，应简明扼要地反映出所要报告的问题，不宜展开做过多的政策或理论分析，篇幅也不宜过长。工作报告的内容，要着重把主要情况交代清楚。在报告正文的开头，可直截了当地讲明为什么要写报告、报告的主要内容，并常用“现将有关情况报告如下”之类的话语承启下文。

报告正文的主体部分，应围绕主旨开展陈述，写清楚主要情况、措施与结果、成效与存在问题；也可视需要简要地总结工作经验，分析产生问题的原因，提出有关建议或意见、打算或安排等。正文主体内容较丰富，可以分条分项分若干部分来写。报告的结尾，一般用惯用结语，如“特此报告”、“以上报告如无不当，请批转……(机关)”、“以上意见如果可行，请批转……(机关)贯彻执行”等。

撰写报告应做到实事求是，有一说一，有二说二，不夸大，不缩小；定性与定量结合，虚实结合，点面结合，又能突出重点；报告中可以写设想、提建议，但不可写请示事项，以免贻误工作。

调查报告，通常是领导机关为了了解情况、做出正确决策、指导工作等，有目的地派人或者是领导同志亲自深入实际进行调查研究之后写成的书面材料。调查报告的种类较多，根据调查范围的大小，可分为综合调查报告和专题调查报告；根据内容和性质，可分为基本情况调查报告、典型经验调查报告及查明问题的调查报告等。

调查报告的结构，一般是在正文开首简要地交代调查的缘由，调查的时间、地点、对象、范围、方法、基本情况，要解决的中心问题及调查的经过，然后叙述调查到的事实情况和总的评价。对于被调查事物的具体情况，可以按事物发展过程或调查先后顺序叙述并议论，也可以按问题性质从不同侧面或角度来说明问题，还可以既按纵式阐述事物发展的过程，又按横式分析事物。无论以何种方式表述，每一部分都可以拟出小标题或提示，给人以深刻的印象。结尾部分，一般是总结归纳出全篇调查报告给人的启示和结论，有的还需要对解决存在的问题及进一步开展工作提出建议，如果有附表、附件应标明名称与份数。

要写出好的调查报告，首先选题要新，要尊重客观事实，还要认真、深人调查，精心研究客观实际和调查材料，力求得出科学结论。

十一、议案

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的公文。

议案的使用，应严格按照各级人民代表大会和它的常务委员会的“议事规则”执行，其形成要经过一定的法律程序。

议案的结构一一般由标题、主送机关、正文及落款四部分构成。

议案的写作由于多数是按照专用的议案稿纸的格式要求逐项填写，因此，标题多采用省略发文机关的形式，如《关于提请审议<××市九年制义务教育条例(草案)>的议案》；也有采用全结构标题的，如《××市人民政府关于全面开展依法治市的议案》。议案写作中，不应出现省略事由或以文种为题的标题形式。

议案的主送机关是固定的，即提出议案的人民政府的同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会的全称或规范化简称。

议案的正文由案由、案据、方案和结语构成。

案由即议案的开头部分，要写明提出的问题，有时还要写明要求哪一部门解决某一问题。案由的写作要做到简洁、醒目。

案据即提出议案的依据。这部分是议案写作的重点，也是议案能否成立的关键，要写明提出议案的事实和道理。如果视案由为“提出问题”，这部分则是“分析问题”。案据作为议案的写作重点，写作篇幅往往较长，一般都要分条列项地撰写，使之眉目清晰。

方案即提出解决问题的途径和办法。在议案写作中，这部分内容多数都是与案据合在一起写作。

议案多以习惯用语做结语。根据上文内容，可以使用“请审议”、“请审议批准”、“请予审议”等词语。也有的议案正文完了即结束，不加结语。

落款处要标明议案的作者及写作时间。如果标题采用全结构标题形式，则只标写作时间即可。

十二、条例

条例是国家机关制定或批准的关于政治、经济、文化等领域某一方面的长期性工作的原则性和法律性的分条规定和要求的公文文种，其特点是章节条款序列严密。

条例由标题、正文、批准机关(会议)和批准时间等三部分构成。

标题由条例名称和主要内容或适用对象组成。

正文是条例的主体部分，一般包括条例根据、条例内容、施行说明三个部分。

条例根据，是制定条例的原因与政策依据，常用“特制定本条例”为结语；条例内容，是做好该方面工作的方法、规定、要求，都比较概括，体现出原则性，这是条例的中心部分；施行说明，常叙述条例产生的时间和提请有关部门制定实施办法等要求。

一般的条例，上述三个部分的内容都统一分条叙述，如《中华人民共和国一九八二年国库券条例》就是如此：全文分十一条拟写，条例根据在第一条，施行说明在第十一条，中间各条分述条例内容。批准机关或所通过的会议名称、被批准或通过的时间，一般放在标题和正文之间。有的条例因所涉及的工作较复杂，内容较多，为使行文醒目，往往分别列章、立标题，如l 982年4月1O日国务院发布的《企业职工奖惩条例》，分了四章，立了四个标题：总则、奖励、处分、附则；每章分若干条，共二十八条。

条例带有法律性质，适用面广，管的时间长，因此，所述规定和要求原则性强一些，以便各地各部门根据实际情况施行或制定实施办法，使条例得到更好的贯彻。

十三、规定

规定是国家机关、社会团体、企事业单位对特定范围内的工作事务制定的带有约束性的措施时使用的文种。

规定由标题、正文、制发机关与日期三部分组成。

标题由制定机关、主要内容加“规定”组成，或由主要内容加“规定”组成。

正文是规定的主体，一般由规定根据、规定内容和执行说明三部分组成。规定根据，即规定的原因、目的和政策依据。常用表示目的的介词“为”开头，也常用结语“特作如下规定”用以归结根据。规定内容分序号拟写，或列小标题来写，要求写得简明准确。执行说明，属正文结尾部分。

制定或发布机关名称及制发日期，有的放在正文末右下角，有的放在标题和正文之间。

十四、通知

    通知是一个具有多种功能作用的文种，是各机关使用频率最高的文种。大凡发布法规和规章、转发上级机关和不相隶属机关的文件、批转下级机关的文件、任免或聘用干部、传达上级机关的指示、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项，都可用通知。

通知按其内容和性质，可以分为指示性通知、规定性通知、转发性通知、批转性通知、发布性通知、事务性通知、任免性通知及会议性通知等。一般说来，各类通知的撰写都应把有关问题交代清楚，比如根据、目的、任务及要求等，要写得明确具体，以便对方了解并落实发文者的意图。但各类通知的具体写法又略有区别。

指示性的通知，标题一般由发文机关、事由、文种组成，或者由事由与文种两部分组成，正文的开头说明发文的原因、目的和基本主张；主体部分则围绕本通知的主旨，分条列项地说明其原则与个体要求，在文尾往往还要说明执行过程的具体要求。

规定性通知主要用于对组织机构的设撤及工作活动中的具体问题作出规定性要求。标题由制文机关、事由和文种组成。正文包括原因、根据、目的和具体内容等。如果是机构设置通知，还要写明其领导班子成员的组成等事项。

转发性通知，标题通常包括转发机关名称、被转文件的标题及文种等要素，其中应标明“转发”字样。在正文中，应表明对被转文件的看法，强调被转文件内容的意义，并提出贯彻执行的要求。批转性通知，正文一般写作：“××(发文机关)同意××机关《×××(文件)》，现转发给你们请遵照(或照此)执行。”如果有执行的具体要求，则另起一段说明。

发布性通知，如果所发布的是法规性文件，在标题中应对被发布的文件加以书名号。转发性和批转性通知的标题也是如此。发布性通知的正文，与转发、批转性通知的写法也基本一样，一般由“表明态度”、“强调意义”和“希望要求”三部分组成。

事务性通知，开头应写清发通知的根据和目的，接着写出具体事项及要求。一般来说，事务性通知应说明在什么时间内办理什么事情、怎样办及需要注意什么问题等。

任免性通知，应写明什么机关或会议在什么时间决定某人担任(或免去)某一职务。如果在一份通知中既有任又有免时，应先写任职．后写免职。

会议通知，要求写得具体明确，写清楚召开会议的原因、目的、召开会议的单位、会议名称、会议的基本内容与议题、会议起止时间、会议地点、参加会议人员、报到时间与地点、携带材料及其他有关事项。若对与会者有特定的要求或要告之事项时，可以在附件上说明，如“与会人员名单”、“各类登记表”等，都可以作为附件。

十五、通报

通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况的文种，可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报等。通报的一般结构包括标题、正文、制发机关及日期等。

  表扬与批评性的通报，标题由发文机关、表扬或批评的对象及事实性质、文种三部分构成。正文部分，首先要阐明事情经过，交代清楚具体的事实，包括其时间、空间、当事者、事实、原因、结果或后果及影响。然后说明表彰或处分的具体决定。最后指出经验、教训或希望。

情况通报的标题应标出“×××情况的通报”。正文中要说明通报的情况及通报的目的要求。制发通报的一个重要目的，即通过表扬或批评一些人和事，以此来教育和影响许多人。因此，撰写通报要及时、快速，选择事项应具有典型性，通报的材料必须调查核实。

十六、函

函是机关单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种公文。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系时，都可使用。甚至单位对个人也可使用，如答复群众的来信来访、催办公务、介绍人事等。函的行文比较自由，书写、印发方便，传递迅速，运用简便。

函有公函与便函、问函与复函的区别。其结构一般由标题、受文机关、正文、落款等组成。标题由发文机关、事由和文种构成，有的也可省去发文机关或事由。

受文机关在正文的最上面一行，顶格书写，要写全称或规范化简称。正文应写清楚为什么要发函，需要商洽、询问、答复或请示批准的具体事项，结尾处常用“特此函告”、“特此函复”等惯用语。

落款写发函机关名称与发函日期，盖上发函机关的印章。撰写公函，要求文字简洁，开门见山，直陈事项；语言规范明了，语气谦和，讲究礼貌，尊重对方；正确使用文种，向平行和不相隶属机关行文请求或回复需要批准的事项，应使用函，而不用请示和批复；一事一函，以提高函件的处理效率和质量。

十七、会议纪要

会议纪要是根据会议记录和其他会议文件、资料提炼而成的，反映会议基本情况和会议基本精神的书面文字材料。它可以向上级机关报告会议情况，向有关单位和人员传达会议精神，指导实际工作等。

会议纪要一般由标题和正文两个部分组成。

标题由会议名称加文种构成。有的纪要用正副两个标题，正标题揭示会议的基本精神，副标题写出会议纪要的名称。

正文部分，首先介绍会议的基本情况，包括召开会议的根据、目的、时间、地点、主持人、参加人员、会议规模、主要议程及会议成果等二接着写明会议讨论与决定的事项，提出的任务与确定的措施等。其写法没有固定程式，往往视情况而定。规模小、内容单一的会议，可以按所讨论问题的重要程度依次撰写，分清层次。规模较大、内容较多的会议，则可按内容的逻辑关系归纳为若干问题，分类分条加以叙述。在这一部分，习惯使用“会议认为”、“会议同意”等领叙词引出会议决定的事项。结尾处应写号召与希望，交代会议的有关事项，有时还要向有关单位和个人表示谢意。

撰写会议纪要，一是要能够抓住会议的中心议题及有关的决定；二是要善于归纳整理，综合分析，提炼出正确的本质性的观点；三是要实事求是，忠实于会议内容，完整、准确地传达会议精神，再现会议的原貌。

 

第二节  事务性文体

一、简报

简报是党政机关、社会团体、企事业单位编发的，用来汇报工作、反映情况、交流经验、沟通信息的一种文字材料。它具有针对性、时效性、广泛性、记载性等特征。

简报的种类较多。按阅读范围可分为内部机密简报、公开简报；按出刊日期可分为定期、不定期简报；按性质与作用可分为工作简报、典型经验简报、会议简报、专题简报等。简报由报头、正文和报尾构成。

报头由报名、期数、编号、编发单位、印发日期、密级等部分组成。

正文部分包括标题、前言、主体部分及结语等。标题有正副式、公文式、提问式、概括式、文学式等；前言即正文开头，用简明的语言概括全文，点明中心；主体部分要用典型材料来说明中心内容，可肯定成绩、介绍经验、指出问题，其结构可按顺序行文，也可纵横交叉；结语，即用一两句话概括全文内容，或指出事物发展的趋势，或发出号召，提出下一步的工作设想。

报尾，即在右下方署名发文单位名称及印发份数等。

二、计划

计划是用书面形式表现出来的事先的打算、安排。它要解决和回答的问题是，在未来一段时间内要做什么、怎样做、达到什么目标等。计划文书具有全面性、预见性、可行性、时效性等特征。

计划可按不同的标准进行分类。按时间，可分为月份、年度、五年计划或短期、长期计划；按内容，可分为生产、工作、学习、科研计划等；按范围，可分为单位、部门、科室、班组计划等；按格式，可分为条文式、表格式、条文表格结合式、公文式计划等。

目标、措施、步骤是计划的三大要素。

计划文书(以公文式计划为例)由标题、正文、结尾三部分构成。

标题的构成方式有多种：单位加时间加计划种类式，如《××医院2006年工作计划要点》，或单位加内容范围加计划种类式，如《中共中央农村政策研究室关于稳定和完善土地承包责任制的意见》；时间加内容范围加计划种类式，如《关于下半年工交生产和流通的安排》；单位加时间加内容范围加计划种类式，如《××(研究机构)2006年科研工作计划》。

正文包括前言和主体两部分。前言即开头，要说明计划的指导思想和基本内容、目的与任务。主体是计划最主要的部分，由任务、要求、措施办法、时间、步骤等部分组成，在写法上多采用分条列项式，也可采用分部式、贯通式、表格式等；在逻辑上，可按时间顺序、工作流程、工作的主从轻重等来写。

结尾处写明制订计划的单位、日期及报送单位或人员等内容。

撰写计划要有全局观念，注意上下左右关系的平衡；要走群众路线，要注意吸收群众意见；要切实可行，留有余地；目标要明确，措施要具体。

三、总结

总结是人们对前一段时间的工作进行回顾、检查和研究，找出经验、教训，并使之条理化、系统化，得出一些规律性的认识的书面文字材料。

总结可分为：全面总结，或称综合总结，是对某一阶段各个方面的工作进行的全面系统的总结，内容广泛，注重全局；专题总结，是对某一方面工作、某一突出问题所进行的专门总结，内容集中，针对性强；个人总结，是对个人工作、学习、思想的总结，属于个人应用文。

总结由标题、正文、结尾构成。总结的标题有公文式标题和新闻式标题两种。公文式标题，可写明单位(可略)、时间(可略)、事由、文种，如《××学校2006年教学工作总结》。新闻式标题，可以是单标题亦可以是正副标题。

正文由开头和主体两部分构成。总结的开头部分有多种表达方式：概述式，概括交代基本情况、工作背景、时间、地点、条件等；提示式，对工作内容、范围作提示式介绍；结论式，先提出结论，使人了解经验教训的核心内容；提问式，先提出问题，点明总结的重点，以引起人们的关注；对比式，对有关的情况进行比较，通过比较说明成绩，表明优劣，引出下文。

总结的主体部分应写出做法、成绩与经验、缺点、问题与教训、今后工作的设想和努力方向。主体部分的写法有多种形式：分部式撰写，包括基本情况、取得的成绩、获得的经验、存在的问题、下一步工作的意见；阶段式撰写，即按工作流程(时间顺序)，划分几个阶段来写；条文式撰写，即按性质(如经验体会、工作项目)逐条来写；总分式撰写，即先概括总的情况，再分若干项逐项撰写；贯通式撰写，即围绕中心，按时间或事物发展顺序，总结工作的全过程，文字前后贯通。

总结的结尾部分应写出单位名称、写作时间等。

总结的基本写作要求是：实事求是，切忌虚假；突出重点，切忌平淡；写出特色，切忌平庸；注重分析，切忌肤浅。

 

第三节  会议性文体

一、讲演词

讲演词又称演说词，或叫演讲稿、讲话稿、发言稿，它是在重要会议和群众集会上进行演说的文稿，是一种议论性的、说理性的应用文体。

讲演词是通过讲演者的口，借助一定的表情、手势，表达自己的观点见解和看法，往往具有鲜明的政治性、鼓动性和艺术性。

讲演词的写作应注意：

第一，主题要明确。

第二，要考虑对象，采用听众所能接受的表达方式，要适合听众口味，并做到口吻平易、态度谦和，切忌居高临下、盛气凌人。

第三，结构要明晰。

第四，感情要真挚，有情有理，情真意切，说服听众，感染听众。

第五，语言要口语化，这是由讲演的特点决定的。

二、领导讲话稿

领导讲话稿是指各级领导人在各种重要会议上所作的带有指导性或指示性讲话的文稿。它不同于演讲或一般性发言，只限于具有领导身份的人，所发表的意见体现着领导机关的旨意，不是个人行为所为。

讲话稿由标题、正文两部分构成。标题有两种形式：一种是单行标题，一般由讲话人姓名加职务加事由加文种构成，如《万里同志在全民义务植树绿化首都动员大会上的讲话》。另一种是双行标题，即正副标题，如《进一步学习和发扬鲁迅精神——江泽民在鲁迅诞生11O周年纪念大会上的讲话》。

正文包括开头、主体和结尾三部分构成。开头，应根据与会人情况和会议性质确定称谓，如“同志们”、“各位老师”等。主体，以会议精神为中心，分析形势、明确任务、提出意见或建议及个人体会、看法，可用小标题行文，亦可用条款行文。讲话稿的结尾可采用总结全文，或照应开头，或发出号召，或征询意见，或留下思考问题等方式收束全文。

三、会议记录

会议记录是在会议进行中由专门的记录人员把会议报告、讲话、讨论发言和决定事项等内容如实地加以记录的一种应用文体。它要求忠实反映会议面貌，实录原文原意，用以存档备查。

会议记录一般由会议基本情况和会议内容两部分构成。

会议基本情况部分，首先是记录会议名称，例行性会议，则编上会议序号。然后要记下会议召开的时间、地点、与会人员姓名、缺席人员姓名。如有列席人员，也要记下。对于会议主持人、报告人，要写上职务，同时写上记录人姓名。

会议内容部分，主要记录以下几项：议项，即主持人开场白。一般记下所讲的会议目的、讨论内容等；议题，即会议所讨论的各项问题的标题；讨论发言，在发言人姓名之后记录，与议项并列；议决结果，一般由主持人归纳，记在主持人名下，在讨论重大问题时，对异议、弃权等情况也要予以实录。撰写会议记录的基本要求是忠实、准确。为此，记录人要注意力集中，听清、听准，注意掌握发言人的思路脉络，正确领会精神实质。在条件可能的情况下，要记录与录音并举，会后按录音对照校正。

 

第三章  公文处理

第一节   公文处理概述

一、公文处理的含义与重要意义

公文是机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。公文处理，指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

具体任务是：

1．拟写与制作公文：包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署，形成正式公文。

2．传递公文：将拟制成的公文，根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。主要包括收发文登记、分办、传递、催办和组织传阅等环节。

3．办理公文：对于收文予以执行办理或撰拟新的公文作出答复、批转或转发的处理。

4.处置办毕公文：对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。

5．管理公文：指对公文的平时分类保管与提供利用。

6．对公文拟制办理的组织管理与监督控制。

二、公文处理的原则与要求

为了确保公文处理的顺利开展，使公文工作达到高质量、高效率，公义工作必须按其本身的客观规律进行。公文工作有其特定的内容、特定的要求，有其独特的工作方式，因此，要做好公文工作，就必须遵循如下基本原则：

1．准确原则。

准确是公文处理的最起码也是最重要的要求，这是由公文工作的性质、作用决定的。

2．时效原则。

在机关中，多数公文都是为解决现实问题或具体问题而形成的，公文中所含的信息必须得到及时处理，公文才能发挥效用，否则公文效用的发挥会受到影响，甚至变得毫无意义。

3．安全原则。

公文处理的安全主要包括两个方面：一是指公文实体不受损坏、不丢失；二是指公文机密不泄露。物质安全的措施包括：一是公文不乱堆、乱放，防止机械磨损甚至丢失；二是按规定使用公文制成材料；三是严格防水、防火。

机密安全的措施主要有：(1)撰拟机密公文，无关人员不要参加。(2)撰写机密公文尽可能有单独场所。(3)传阅机密公文要有固定的阅览室。(4)印刷机密公文的场所应列为机要重地。(5)承办机密公文不经批准不得携带出办公室。(6)下班时要将机密公文交保密室保管。(7)办理完毕的机密公文要及时清退。(8)传递秘密以上的公文，必须由机要交通局办理，无机要交通局的地区，有条件的要由专人护送，无条件的用挂号信投递。(9)要防止口头泄露公文机密。

4．精简原则。

精简是指对公文处理的事务和过程尽可能化繁为简，讲求实效。具体要求是：简化机构，建立精明能干、结构合理的公文工作人员队伍；简化工作过程、程序、手续和方法，公文处理要方便读者，公文管理要有利于使用；简化公文，行文要少而精，注重效用，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。精简公文处理的目的，是使公文工作更好地为机关及社会有关方面服务。

5．集中统一原则。

公文处理在执行制度与开展业务工作时，必须遵循集中统一原则。集中统一原则要求公文工作必须实行集中统一的领导、组织与管理，即全国各类机关的公文工作，在业务上分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅归口统一指导；各机关内部的公文工作应由机关领导人负责，日常的具体工作由机关办公厅(室)统一组织、指导、协调；上级机关的综合办公部门应对下级机关的公文工作进行业务指导。

 

第二节   公文处理程序

公文处理程序指的是在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。公文处理各环节之间前后衔接、排列有序，从整体上构成公文的处理程序。公文处理程序分为发文处理、收文处理和办毕文件的处置三大类。

一、发文处理程序

发文处理指在机关内部为制发公文从拟稿到送出机关的全部工作活动。处理程序一般是：

1．拟稿，即起草公文。它是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程，在制文阶段中居于起始环节，也是核稿和签发公文的基础，是领导决策过程中一项重要的参谋工作。

2．会商，指当公文文稿的内容涉及有关同级或其他不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和配合时所进行的协商活动。

3．核稿，拟就的文稿在送交有关负责人最后核准签发之前对其所作的全面检查和修正工作。

4．签发，指对公文负有法律责任的领导者对公文文稿作出终审之后，批注正式定稿和发出意见并签注职务、姓名及日期的活动。公文必须经签发后才能生效。

5．注发，指公文文稿定稿后，由有关人员批注缮写印发要求的活动，其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。

6．编号、登记，编号指机关内部按照规定给机关发文统一编写发文字号的活动；登记指发文登记，即将欲发出的公文按照规定项目进行文字记载的行为过程。

7．缮印，指根据定稿缮写或印刷方式制作各种文本公文。

8．校对，是以签发的定稿为基准，对缮印本进行核对，以保证文件质量。重要文件应进行“二校”或“三校”。要正确使用校对符号。

9．用印，在印毕的公文上加盖发文机关的印章，其作用在于表明公文的责任者与法律效力。

10．签署，指由公文的签发人在公文正本上签署其职务、姓名，其作用也是表明公文的责任者与法律效力。

11．分装，指按照有关规定和要求具体拣配和封装公文以备正式对外发出的活动。

12．发出，指将分装完毕的文书以多种方式，通过邮寄、机要通信、机要交通、文件交换、电信传输等渠道传递给受文者的活动。

二、收文处理程序

收文处理，就是对外单位或外机关寄来或送来的公文进行合理处置。只有对收文进行合理处置，公文才能正常运转，否则就会造成积压或运转不畅，影响公文发挥效用。它的处理程序一般分为三大部分：

(一)对公文的接收

1．签收，指机关的外收发人员与内收发人员对收入公文进行清点、核对与检查，并履行签收手续的过程.

2．分办，指根据公文的性质、重要程度、涉密等级、办理时限，所涉及的职权范围以及机关内各部门的责任分工，有关程序规定等，将收文分门别类地分送给有关部门’阅知办理的活动。

 (二)收文办理

1．拟办，指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见，供有关领导者批办时的参谋性活动。

2．批办，指由机关(部门)领导人对公文办理提出批示意见的决策性活动。

3．承办，指通过对公文的阅读、贯彻执行与办理，而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。

4．注办，指由公文承办人员签注公文办理过程与结果的活动。

 (三)收文管理

1．登记，指对公文收进、运转处理的完整数据进行登录。

2．组织传阅，指对收文中的阅件按照工作规律和文件的内容、性质，有序、有效地控制其传阅范围、传阅方式、传阅次序的过程。

3．加工，指文书人员对部分公文投入办理之前所从事的辅助性活动。

4．提供查阅与利用，指文书人员对公文实施科学管理，满足人们公文查阅需求的服务性活动。

5．催办，指对公文承办过程所实施的督促与检查的活动，即对公文办理决策执行情况反馈信息，防止办文迟缓与延误，促进公文效用尽快而有效地实现。

6．查办，指核查重要公文办理的实际情况，督促并协助有关单位对公文办理的要求予以全面落实的控制性活动。

三、办毕公文的处置

办毕公文的处置，指完成了收文或发文处理程序，对业经发出或承办完毕的公文，根据有关规定和实际情况，予以分门别类并决定其归宿的活动。对办毕公文妥善处置，有助于持续地充分发挥公文的效用，避免失密泄密，防止无用信息对各项工作活动的干扰。其具体内容包括：文件的整理(立卷)归档、清退、销毁、暂存。

在实际工作中，办毕公文的界定原则是：

第一，不必办复的各类周知性、执行性公务文书，如指示、决定、通知、通报、法律法规、规章和其他规范性文书、长期计划等，在发文机关业已印发行文后，或收文机关收到后分送有关领导阅知、有关部门传阅办理后无批示或其他意见的，即为办理完毕；

第二，问复性质的公务文书，如请示与批复、问函、请求批转或转发的文书、办理需要得出结论或需要结案的文书，只有当发文单位发出或收文单位收到复文(或结论性文书)之后，才可视为办理完毕；

第三，各类交办公文，或已直接答复来文单位，或已按职能分工转交有关业务主管部门和相关单位办理，即为办理完毕。

(一)公文的整理(立卷)归档

公文立卷归档，是将机关已经办理完毕并具有查考价值的公文材料，由文书人员按照分类方案(或立卷类目)的条款有序整理归卷、或者编立成案卷，然后根据国家归档制度的要求，于年底或次年六月前移交档案部门管理的活动。对办毕公文的整理，可采用文件级整理方法和案卷级整理方法两种。

 (二)清退

公文的清退，指文秘部门按照有关规定或要求，将办结公文退还原发文机关或由其指定的其他机关的活动。公文清退工作的重要意义在于确保国家秘密的安全，防止公文丢失和信息的扩散，维护公文的权威性与有效性。

(三)销毁

公文的销毁，是指对经鉴定确认已不具备保留价值的文件材料所做的毁灭性处置。对无用信息的销毁，可以避免无用信息给各项工作带来干扰，更好地保存、保管和利用有价值的公文，使公文管理工作更加有效。需要注意的是，未经清理鉴别和审查批准，任何部门和个人均不得私自销毁文件。待销文件应由文书部门妥善保存。

(四)暂存

暂存公文，指对既不应整理(立卷)归档或清退，又暂不宜销毁的公文，需再留存一定时期以备查用。继续留存并管理好这部分公文的意义在于方便日常工作中的查阅参考，减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的工作压力，减少档案磨损，维护档案的完整与安全。

暂存公文的范围包括：领导机关普发的与本机关主管职能无直接针对性的领导指导性文件；频繁查阅的已整理(立卷)归档文件的重份文本与复印本；下级机关和不相隶属单位在本单位业务主管范围内报来的备案性文件；受多种因素影响一时难以准确判定是否留存或销毁的文件。暂存公文应由各机关的文书部门统一、集中保管，并按一定的方法加以妥善管理，防止泄密和丢失。